POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE PRIVIND DATELE CU CARACTER PERSONAL

Prezentul document prezintă informații privind protecția datelor și oferă o prezentare generală a modului în care datele persoanelor fizice care intră în relație cu noi sunt colectate și prelucrate de către Alsen Energy Consulting SRL în cadrul utilizării site-ului web, soluționării unor cereri, reclamații sau executării unor obligații contractuale, precum și cu privire la drepturile pe care le aveți în temeiul legii privind protecția datelor. Datele exacte care sunt prelucrate și modul în care acestea sunt utilizate va depinde în principal de tipul și scopul prelucrării. Activitatea de prelucrare a datelor personale se va face în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (denumit în continuare ”GDPR”).

1. Cine răspunde de prelucrarea datelor mele și pe cine trebuie să contactez în legătură cu prelucrarea datelor?

Alsen Energy Consulting, în calitate de Operator de date, este entitatea responsabilă pentru prelucrarea datelor cu caracter personal in sensul stabilit de GDPR, acționând atât nemijlocit în prelucrarea datelor cu caracter personal, cât și prin terți care actionează în calitate de Persoane Împuternicite de Operator, în condițiile de siguranță și confidențialitate stabilite. Alsen Energy Consulting este responsabilă de furnizarea către persoanele fizice a informațiilor complete despre prelucrarea datelor personale, prin transmiterea de informări în acest sens. Dacă aveţi întrebări sau solicitări cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, vă rugăm să ne contactaţi:

Alsen Energy Consulting SRL

Adresa :Str.Stolnicului 6-10, ap.13, Sector 1, Bucuresti 011394

Email: office@alsen.ro

2. Ce surse folosim și ce date personale prelucrăm?

Prelucrăm datele personale pe care le primim direct de la clienții noștri sau persoane cu care intrăm în contact prin intermediul relației de afaceri, a raporturilor contractuale sau prin gestionarea canalelelor de comunicare a solicitărilor și reclamațiilor (website, platforme de social media, linie telefonică asistență). De asemenea, în cazul în care este necesar, prelucrăm datele personale pe care le obținem din surse accesibile publicului (de exemplu register de carte funciară, Registrul Comerțului, Registrul de fundații și asociații, presă, internet) sau care ne sunt trimise de partenerii noștri comerciali sau de alte părți terțe în baza unui motiv autorizat. Minorii nu trebuie să prezinte nicio informație cu caracter personal fără consimțământul părinților sau tutorilor lor. Recomandăm ca toţi părinţii să-și informeze copiii în legătură cu utilizarea responsabilă și în condiţii de siguranţă a datelor personale pe Internet. Dacă societatea descoperă că informaţii personale de la copii au fost colectate în necunoştinţă de cauză, vor fi imediat eliminate din înregistrări în măsura practic posibilă. Principalele categorii de date personale relevante pe care le prelucrăm, colectate în funcție de specificul activității care presupune colectarea, sunt următoarele:

• • Datele personale furnizate de dumneavoastră – cum ar fi numele, prenumele, adresa poștală și alte date de contact, cum ar fi numărul de telefon, adresa de e-mail, data nașterii, informații despre cartea de identitate, serie și număr CI, cod numeric personal, naționalitate, solicitările dumneavoastră, orice reclamații pe care le-ați face și orice alte date pe care le primim dacă comunicăm cu dumneavoastră prin e-mail, online sau prin social media și orice alte informații pe care le furnizați – de exemplu atunci când vă abonați la newsletter-ul nostru, oferiți feedback în calitate de consumator, răspundeți la sondaje sau achiziționați produsele sau serviciile noastre;

• • Datele furnizate în cadrul raporturilor contractule – cum ar fi numele, prenumele, funcția, semnătura, datele de contact, cum ar fi numărul de telefon, adresa de e-mail; Pentru vizitatorii site-ului www:alsen.ro este posibil să colectăm date prin module cookie sau alte tehnologii similare, precum: adresa IP, navigatorul de internet, locația, paginile web accesate pe site-ul nostru, timpul petrecut pe site, rețeaua de internet, dispozitivul utilizat. Pentru mai multe informații vă rugăm să consultați “ Politica de cookies” .

3. De ce prelucrăm datele dumneavoastră (scopul prelucrării) și care este baza legală?

Prelucrăm datele personale în conformitate cu prevederile GDPR în următoarele scopuri:

• a. În baza consimțământului dumneavoastră – articolul 6, alineatul (1), litera a) din GDPR Dacă ne-ați oferit consimțământul de a prelucra date cu caracter personal în anumite scopuri de marketing, precum abonarea la newsletter sau participarea la campanii promoționale.

• b. Pentru îndeplinirea obligațiilor contractuale – articolul 6, alineatul (1), litera b) din GDPR Datele sunt prelucrate pentru a intra în relații contractuale și a ne îndeplini obligațiile contractuale asumate. Pentru mai multe detalii cu privire la scopurile pentru care sunt prelucrate datele, consultați documentele contractuale relevante, termenii și condițiile.

• c. În vederea îndeplinirii obligațiilor legale – articolul 6, alineatul (1), litera c) din GDPR) Suntem obligați să îndeplinim diferite cerințe legale (de exemplu, prevederile Legii privind spălarea banilor, legile fiscale, legea arhivării documentelor). Motivele prelucrării datelor includ verificarea istoricului și bonității, confirmarea identității și a vârstei, prevenirea fraudei și spălării banilor, îndeplinirea cerințelor de verificare și notificare stabilite de legislația fiscală și evaluarea și gestionarea riscurilor.

• d. Pentru îndeplinirea intereselor legitime pe care le are Alsen Energy Consulting – articolul 6, alineatul (1), litera f), din GDPR

• e. Dacă este necesar, în baza unei evaluări atente asupra protecției drepturilor Dumneavoastră, pentru a proteja propriile interese legitime și cele ale terților, vă vom prelucra Datele strict necesare în scopuri clar definite.

Activitățile ce au la bază interesul nostrum legitim constau în:

• • Consultarea și soluționarea unor solicitări și reclamații specifice

• • Verificarea și optimizarea procedurilor de solicitare a nevoilor în scopul vânzărilor și protejării drepturilor și intereselor consumatorilor

• • Formularea de acțiuni în pretenții și apărarea în litigii

• • Garantarea securității IT și protejarea operațiunilor IT în compania noastră

4. Cine va avea acces la datele dumneavoastră personale?

Departamentele din cadrul societății noastre, care au nevoie de acces la datele dumneavoastră pentru a putea îndeplini cerințele contractuale și legale, vor primi acces la aceste date. Furnizorii de servicii și agențiile cu care defășurăm activități, pot, de asemenea, să primească datele în aceste scopuri, cu condiția de a menține confidențialitatea prin intermediul unui acord de confidențialitate sau a unei obligații statutare. Aceste companiipartenere se încadrează în categoriile de servicii IT, logistică, servicii de tipărire, telecomunicații, juridice, consiliere și consultare, precum și vânzări și marketing. Ca destinatari potențiali ai datelor cu caracter personal menționăm organele și instituțiile publice, dacă există o obligație statutară sau oficială de a face acest lucru.

5. Unde sunt păstrate datele dumneavoastră personale?

Datele personale sunt păstrate în Spațiul Economic European. Datele vor fi trimise către locații din state din afara Uniunii Europene doar dacă:

• • sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor

• • sunt obligatorii din punct de vedere legal (de exemplu, în temeiul legilor fiscale)

• • ne-ați oferit consimțământul pentru a face acest lucru.

6. Cât timp sunt stocate datele dumneavoastră personale?

Datele personale vor fi stocate doar atâta timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor în care au fost colectate, pentru a ne îndeplini obligațiile contractuale și legale, în fiecare caz în parte. În cazul în care datele nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea obligațiilor contractuale sau legale, acestea vor fi șterse periodic, cu excepția cazului în care este necesară o prelucrare temporară ulterioară în următoarele scopuri:

• • Îndeplinirea obligatiei de a păstra datele în conformitate cu legislația comercială și fiscală, inclusiv Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului (Legea privind spălarea banilor) și Codul fiscal românesc. Aceste legi necesită păstrarea / documentarea datelor între doi și zece ani.

• • Păstrarea probelor în conformitate cu termenele limită de prescripție aplicabile. Aceste termene de prescripție pot avea o durată de până la 10 de ani, deși în mod curent perioada este de trei ani.

7. Care sunt drepturile dumneavoastră de protecție a datelor în calitate de persoană vizată?

În limitele și condițiile prevăzute de GDPR, fiecare persoană vizată își poate exercita dreptul:

• • de acces la date în conformitate cu articolul 15 GDPR;

• • de rectificare a datelor în conformitate cu articolul 16 din GDPR;

• • de ștergere a datelor în conformitate cu articolul 17 GDPR;
  • • să stabilească restricții de prelucrarea datelor în conformitate cu articolul 18 GDPR;
  • • la portabilitatea datelor în conformitate cu articolul 20 GDPR;
  • • să se opună prelucrării, în conformitate cu articolul 21 GDPR;
  • • de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusive pre prelucrarea automata, în conformitate cu articolul 22 GDPR;

  • Fiecare persoană vizată are, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, care poate fi contactată la adresa: http://www.dataprotection.ro/

    De asemenea, vă puteți retrage consimțământul pentru prelucrarea datelor dumneavoastră personale în orice moment. Vă informăm că această retragere se va aplica pentru viitor și nu va afecta legalitatea prelucrărilor realizate anterior retragerii consimțământului.

    8. Este necesar să ne furnizați date personale?

    Este necesar să ne furnizați datele personale necesare fiecărui scop specific pentru ca noi să putem stabilim și să menținem o relație de afaceri și să ne îndeplinim obligațiile contractuale sau legale obligatorii asociate acestui lucru sau când legea ne obligă să colectăm aceste date. Fără aceste date, de obicei, nu vom putea încheia un contract sau nu vom putea executa acest contract sau nu vom putea soluționa o cerere/reclamație.

    Mai exact, cerințele privind declarațiile fiscale sau combaterea spălării banilor ne obligă să verificăm documentele de identitate înainte de a stabili o relație de afaceri cu dumneavoastră; trebuie să aflăm și să înregistrăm numele, locul și data nașterii, naționalitatea, adresa și datele de identificare. Pentru respectarea aceastei obligații, trebuie să ne furnizați informațiile și documentele necesare, iar dacă nu ne furnizați informațiile și documentele necesare, nu vi se va permite să încheiați sau să continuați relația de afaceri.

    9. În ce măsură va fi automatizată luarea deciziilor?

    Pentru a stabili și menține relația de afaceri, nu luăm decizii complet automatizate în conformitate cu articolul 22 GDPR. Dacă vom folosi această procedură în cazuri individuale, vă vom oferi informații separate, dacă acest lucru se cere în temeiul legii.

    10. Realizăm o profilare a persoanelor vizate?

    Prelucrarea datelor dumneavoastră nu este automatizată. Pe cale de excepție, prelucrarea datelor poate fi automatizată doar în unele cazuri în scopul de a evalua anumite aspecte ale Dumneavoastră într-un mod personal (profilarea), când folosim instrumente de evaluare pentru a vă oferi informații și sfaturi specifice despre produse sau servicii. Acestea fac posibilă comunicarea și publicitatea (inclusiv cercetarea pieței și a opiniei publice) într-un mod care să răspundă nevoilor dumneavoastră.

    11. Cum asigurăm securitatea datelor cu caracter personal?

    Alsen Energy Consulting se obligă să implementeze măsuri tehnice și organizatorice adecvate (politici și proceduri, securitate informatică etc.) în vederea asigurării unui nivel de securitate corespunzător datelor cu caracter personal și a modului în care sunt prelucrate aceste date. Angajații noștri au obligația de a păstra confidențialitatea și nu pot divulga ilegal datele cu caracter personal pe care le prelucrează în cadrul activității lor. De asemenea, ne asigurăm că partenerii noștri contractuali care au acces la datele cu caracter personal și care acționează în calitate de persoană împuternicită, acționează numai în conformitate cu instrucțiunile primite de la Alsen Energy Consulting și numai respectând cerințele de securitate și confidențialitate în limitele impuse.